Optimalna kombinacija servisa i sigurnosti
(odnosi se na velike dokumente Office, pdf, itd, ne fotografije)
Svaki korisnik Goolge servisa ima mogućnost besplatnog korišćenja prostora od 15GB u Cloud-u Google. Uz minimalno plaćanje (recimo 2$ mesečno za 100GB) moguće je koristiti i mnogo više prostora. Ovo je jedan od razloga da mi predlažemo da korisnici za prijavu u sistemu koriste Google profil kojim već dobijaju ovaj besplatan prostor.
Google je jedan od najvećih providera internet usluga i takjođe jedan od najsigurnijih. O Google Drive je napisano mnogo na internetu na svim jezicima i mi ćemo ovde predstaviti samo neke osobine koje su za XLeco korisnike posebno zanimljive.
Prednosti korišćenja Cloud tehnologije su višestruke.
- Vaši dokumenti ostaju zauvek vaši
ukoliko jednog dana odlučite da promenite providera vaši dokumenti ostaju uvek dostupni tamo gde jesu sa svim pravima pristupa.
- Performanse Google servera su skoro neograničene i pošto je Cloud u pitanju dokumenti su uvek lokalno prisutni
- Vi određujete prava pristupa diokumentima za posetioce
- Lako se može proširiti prostor za dokumente
- Nije više potrebno da posetioci sajta imaju licence Office programa tako da se svi dokumenti otvaraju u lokalnom browser
Jedan slikoviti primer korišćenja Google Drive za hosting dokumenata:
Jedna škola ima jako puno dokumenata u različitim office formatima, najčešće su to Word, Excel i Power Point kao i PDF. Ovi dokumenti po priorodi zauzimaju ogroman prostor i nisu prilagođeni za upotrebu na internetu tako da u normalnom slučaju nemaju šta da traže na jednom web serveru kao što je XLeco.
Nastavnici u školi predaju različite predmete. Svaki nastavnik za svoj predmet napravi Google Drive i u njemu postavi jedan javni folder sa podfolderima.
Kada nastavnik stavi u ove foldere dokumente oni su uvek tamo dostupni svim korisnicima za koje je objavio javni foder pod uslovima koje je on odredio.
U XLeco može da napravi jedan ili više menija gde bi bili linkovi na ove foldere ili dokumente, takođe je moguće i u člancima da se postave linkovi na ove dokumente.
Na ovaj način škola može da ima 15GB BESPLATNOG PROSTORA za svaki predmet i svakog nastavnika posebno. Što se sigurnosti tiče samo vlasnik javnog foldera može da menja sadržaj foldera i dokumente. Ukoliko škola ima 40 nastavnika po dva za svaku oblast to je ukupno 600 GB BESPLATNOG sigurnog prostora koji školi zauvek ostaje bez obzira ko je provider za sajt. Ovaj prostor je mnogo sigurniji nego bilo koji lokalni server i što je najvažnije dostupan je na bilo kom uređaju, u slučaju nestanka srtuje na mobillnom telefonu, na bilo kom mestu na svetu, u bilo koje vreme čak i kad se školski server pokvari. Takođe nastavnici ovde imaju i prostor za mejl koji je visokog kvaliteta bez spama ili virusa. Tako da škola ima u tom slučaju prvoklasnu uslugu koju nijedan provider web sajta ne može da ponudi.
Prednost ovakvog načina čuvanja dokumenata je da su oni uvek lokalno servirani, i da Google nudi online servise za rad sa ovim dokumentima, tako da licence za Office nisu potrebne.
Postavljanje linka: Moguće je napisati jedan uvodni članak koji daje abstrakt dokumenata i link na odgovarajući dokumenat koji će se otvoriti u novom prozoru.
Korisnici naravno mogu da preuzmu dokumente po potrebi.
Postavljanje tačke u meniju na dokument iz Google Drive. Vi naravno možete da postavite čitave menije za svaku oblast po jedan meni i da svaki objavite na posebnom dizajnu. I to veoma jednostavno, Prekopirate dizajn i u njemu postavite drugi meni. Za svaku oblast možete da imate poseban dizajn sa menijima za dokumente te oblasti pa čak i sam layout možete da prilagodite, recimo Matematika = Narandžasta boja banera, Biologija = Zelena itd... A u svakom od ovih dizajna imate meni koji otvara u novom prozoru odgovarajuće dokumente. 
Ukoliko malo potražite po internetu naći ćete nebrojna uputstva kako se koristi Google Drive i to na svim mogućim jezicima. Pa ne želimo da i mi pišemo uputstva koja su već napisana.
Ovo uputstvo smo preuzeli sa sajta Elektronskog fakulteta u Nišu:
http://www.rc.elfak.ni.ac.rs/support/view-article/5-google-drive
Google Drive (drive.google.com) vam nudi mogućnost pristupa jednim istim fajlovima sa više različitih lokacija (računara).
Instalacija. Preuzmite aplikaciju na https://www.google.com/intl/en_GB/drive/start/download.html i instalirajte na računaru ili telefonu.
Na C particiji (pod C:\Users\[your name]\Google Drive) će biti kreiran folder Google Drive i u njega će automatski biti presnimljeni svi vaši Google dokumeti koje imate online na Gmalu pod Drive.
Ukoliko ne želite da folder bude na C particiji, u koraku 2 instalacije kliknite na Advanced setup i odaberite drugi folder (recimo na D ili E particiji) ispod koga će biti Google Drive folder. Ukolko ovo ne uradite u fazi instalacije, i dalje je moguće promeniti mesto foldera, samo se izlogujte (desni klik na ikonu na task baru, pa Preferences, pa Disconnect) i ulogujte opet (desni klik na ikonu na task baru, pa Sign in), pa prilikom logovanja u fazi 2 odaberiti Advanced setup i novo mesto foldera.
Sve što nakon toga treba da uradite je da prebacite foldere ili fajlove koje želite u Google Drive folder i oni će biti vidljivi na svim računarima ili telefonima gde se vi ulogujete na Google Drive. Fajl prebačen u Google Drive folder se automatski uploaduje na Gmail server i postaje dostupan i na vašem Gmail nalogu. Oprez, fajl koji obrišete na jednom mestu - bilo iz foldera na računaru, bilo iz liste Gmail on-line dokumeta, automatski se briše na svim drugim mestima.
Naravno, možete da šerujete bilo koji fajl ili folder iz Google Drivea bilo kojoj drugoj osobi. U web aplikaciji odete na Drive, pronađete folder ili fajl koji želite da šerujete i nakon desnog klika mišem odaberete Share, a potom unesete email osobe kojoj želite da šerujete fajl ili folder.
Google Drive automatski pamti sve verzije izmenjenog fajla u poslednjih 30 dana. Kao i za Gmail mejlove, i za Drive je dosputna opcija pretrage svih fajlova.
